¿Qué es el número VAT y cómo funciona en España?

El número VAT, o VAT number, es un identificador fiscal con el que deben operar todas las empresas y autónomos que realizan actividades comerciales sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) dentro de la Unión Europea. También se le conoce por el nombre NIF-IVA en España.

Este número certifica que una empresa está autorizada para operar dentro del ámbito intracomunitario y la exime del pago del IVA en transacciones realizadas dentro de la Unión Europea. En esencia, es una designación internacional equivalente al IVA en España. De hecho, cada país europeo cuenta con un formato específico para estos números de identificación fiscal.

En el caso concreto de España, el número VAT se compone del prefijo “ES” (de España) y el NIF. Por ejemplo, si un autónomo contase con un NIF con el número 123456789A (ficticio), su NIF-IVA o VAT number sería ES123456789A. Según advierten desde el software de asesoría fiscal Declarando, que el VAT se forme de esta manera, no implica que por tener un NIF, ya se genere automáticamente un VAT, sino que se debe realizar una solicitud a la Agencia Tributaria.

¿Quién debe solicitarlo?

Según explica el Gobierno a través del Punto de Acceso General electrónico (PAGe), salvo excepciones, se asigna un número VAT a las siguientes personas o entidades:

• Profesionales y empresas en España que reciban servicios de proveedores extranjeros y que, según la normativa del IVA, sean responsables de pagar el impuesto.
• Profesionales y empresas sujetos al IVA en España que ofrezcan servicios considerados, según las normas de localización, como prestados en otro país de la UE, siempre que el destinatario sea quien deba pagar el impuesto.

• Profesionales y empresas, ya sea dentro o fuera de España, que realicen ventas o compras dentro de la UE sujetas al IVA, sin importar si los bienes adquiridos se usan para actividades comerciales o profesionales en otro país.
• Personas jurídicas que no actúen como empresarios o profesionales, en el momento en el que realicen adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al IVA.

¿Cómo se realiza el trámite?

Desde la Agencia Tributaria, detallan cuáles son los pasos que hay que seguir para solicitar el número VAT en España. En primer lugar, es necesario acceder al Modelo 036, a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Ese modelo debe ser cumplimentado con los datos fiscales y el resto de información requerida.

A la hora de cumplimentar el Modelo 036, el interesado debe recordar solicitar la inscripción en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). A continuación, se presenta el Modelo 036 de forma telemática o presencial en la Agencia Tributaria. Desde el Gobierno, recuerdan que la asignación de un número de IVA está condicionada a que el operador esté inscrito en el VIES (Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA).

¿Cuál es la diferencia entre VAT y NIF?

A pesar de que ambos indicadores se utilizan para identificar a las empresas y sus actividades comerciales, el VAT y el NIF (Número de Identificación Fiscal) se diferencian principalmente en el ámbito en el que se aplican.

Así, según la empresa especializada en facturación Billin, el NIF es un número de identificación a nivel nacional que se utiliza para personas físicas y jurídicas a efectos fiscales dentro de un país. En España suele coincidir con el DNI (Documento Nacional de Identidad) para las personas físicas y es obligatorio para cualquier persona que realice actividades económicas. Su función se centra en trámites fiscales, como presentar declaraciones de impuestos, solicitar ayudas o deducciones, y emitir facturas.

En cambio, el VAT es un identificador fiscal a nivel europeo que se emplea para identificar a empresas y autónomos que realizan operaciones intracomunitarias en la Unión Europea. Sirve para facturar sin IVA en operaciones dentro del territorio de la UE, solicitar devoluciones de IVA en otros países de la UE, o acceder a otros beneficios o servicios del mercado único europeo.

Si una empresa en España solo comercializa sus productos dentro del país, no requiere un número VAT. Pero si comienza a vender a clientes en otros países de la UE, deberá obtenerlo para poder emitir facturas sin IVA. Aunque en España el número VAT suele coincidir con el NIF, en otros países pueden ser diferentes y cumplir funciones específicas.

Puntos clave

• El número VAT permite realizar operaciones financieras sujetas a IVA dentro de la Unión Europea

• Cuando una empresa o autónomo decide comercializar sus productos fuera del territorio español, necesita obtener el VAT

• Para solicitarlo, es necesario cumplimentar el Modelo 036 en la Agencia Tributaria

• El VAT permite facturar sin IVA en operaciones intracomunitarias o solicitar devoluciones de IVA en otros países